Wat is een payroll nu precies?

In het bedrijfsleven wordt tegenwoordig steeds vaker gesproken over de payroll. Vaak wordt de term afgedaan als een Engels leenwoord dat synoniem is met ‘salarisadministratie’. Deze uitleg is echter te simpel, waardoor de kracht van het concept onvoldoende duidelijk wordt. De payroll valt namelijk meer dan alleen de salarisadministratie. In Engelstalige landen wordt het woord gebruikt om alle administratieve verplichtingen aan te duiden die met het hebben en houden van personeel te maken hebben. Feitelijk is de payroll een combinatie van de personeelsadministratie, de salarisadministratie en een aantal andere specifieke administratieve onderdelen.

De payroll geeft een overzicht van alle medewerkers in een organisatie. Daarnaast wordt onder andere duidelijk omschreven hoeveel iedere medewerker verdient, wanneer zij uitbetaald worden, onder welk contract zij werkzaam zijn en welke bevoegdheden zij hebben. Door de payroll te bestuderen ontstaat dus een helderder beeld van de organisatie dan wanneer alleen onderdelen van de administratie worden bekeken.

De payroll – meer dan administratie alleen

Zoals gezegd is de payroll een combinatie van verschillende onderdelen van administratie. In grote lijnen illustreert het wat iedere medewerker doet, hoeveel zij daarvoor ontvangen en wanneer zij betaald moeten worden. De payroll is echter meer dan alleen een verzamelplaats voor administratieve gegevens – het is een krachtig hulpmiddel om de organisatie te besturen.

In de meeste organisaties wordt de payroll echter uitsluitend functioneel gebruikt. Administratieve krachten werken de payroll bij door mutaties in het systeem door te voeren, waarna de software het overneemt. Deze maakt dan uit de gegevens een loonstrook aan. Vaak blijft het daarbij, terwijl het actief gebruiken van de gegevens uit de payroll enorme voordelen kan hebben.

Hoe u uw payroll beter kunt gebruiken

Door de payroll niet alleen te gebruiken als administratief middel om medewerkers uit te betalen kunt u strategisch inzicht terugwinnen uit de administratiekosten. Een goed voorbeeld hiervan is het opstellen van prestatie indicatoren. Door voor individuele afdelingen een overzicht van de bezettingsgraad te maken en dit aan het resultaat van de afdelingen te koppelen wordt duidelijk hoe individuele onderdelen van uw bedrijf functioneren. Zo kunt u aan de hand van de payroll zien welke gedeelten van uw bedrijf optimaal werken, maar ook aanwijzen waar verbeteringen nodig zijn.

Deze aanpak werkt natuurlijk ook voor individuele medewerkers op de payroll. Vooral op gebied van sales kunt u hiermee een belangrijk inzicht krijgen in de prestaties van uw werknemers. Leidinggevenden kunnen met deze informatie de medewerkers waarvoor zij verantwoordelijk zijn nauwkeuriger evalueren en waar nodig sneller en beter aansturen.

De mogelijkheden van het verbeteren van uw organisatie door uw payroll op een actieve manier te gebruiken zijn eindeloos. En dankzij de hoge resolutie van de payroll kunt u op ieder gebied een goed beeld krijgen van wat er in uw bedrijf speelt. De introductie van een simpele Engelse term heeft zo een groter effect dan iedereen van tevoren had kunnen vermoeden.