Wat is een payroll nu precies?

In het bedrijfsleven wordt tegenwoordig steeds vaker gesproken over de payroll. Vaak wordt de term afgedaan als een Engels leenwoord dat synoniem is met ‘salarisadministratie’. Deze uitleg is echter te simpel, waardoor de kracht van het concept onvoldoende duidelijk wordt. De payroll valt namelijk meer dan alleen de salarisadministratie. In Engelstalige landen wordt het woord gebruikt om alle administratieve verplichtingen aan te duiden die met het hebben en houden van personeel te maken hebben. Feitelijk is de payroll een combinatie van de personeelsadministratie, de salarisadministratie en een aantal andere specifieke administratieve onderdelen.

De payroll geeft een overzicht van alle medewerkers in een organisatie. Daarnaast wordt onder andere duidelijk omschreven hoeveel iedere medewerker verdient, wanneer zij uitbetaald worden, onder welk contract zij werkzaam zijn en welke bevoegdheden zij hebben. Door de payroll te bestuderen ontstaat dus een helderder beeld van de organisatie dan wanneer alleen onderdelen van de administratie worden bekeken.

De payroll – meer dan administratie alleen

Zoals gezegd is de payroll een combinatie van verschillende onderdelen van administratie. In grote lijnen illustreert het wat iedere medewerker doet, hoeveel zij daarvoor ontvangen en wanneer zij betaald moeten worden. De payroll is echter meer dan alleen een verzamelplaats voor administratieve gegevens – het is een krachtig hulpmiddel om de organisatie te besturen.

In de meeste organisaties wordt de payroll echter uitsluitend functioneel gebruikt. Administratieve krachten werken de payroll bij door mutaties in het systeem door te voeren, waarna de software het overneemt. Deze maakt dan uit de gegevens een loonstrook aan. Vaak blijft het daarbij, terwijl het actief gebruiken van de gegevens uit de payroll enorme voordelen kan hebben.

Hoe u uw payroll beter kunt gebruiken

Door de payroll niet alleen te gebruiken als administratief middel om medewerkers uit te betalen kunt u strategisch inzicht terugwinnen uit de administratiekosten. Een goed voorbeeld hiervan is het opstellen van prestatie indicatoren. Door voor individuele afdelingen een overzicht van de bezettingsgraad te maken en dit aan het resultaat van de afdelingen te koppelen wordt duidelijk hoe individuele onderdelen van uw bedrijf functioneren. Zo kunt u aan de hand van de payroll zien welke gedeelten van uw bedrijf optimaal werken, maar ook aanwijzen waar verbeteringen nodig zijn.

Deze aanpak werkt natuurlijk ook voor individuele medewerkers op de payroll. Vooral op gebied van sales kunt u hiermee een belangrijk inzicht krijgen in de prestaties van uw werknemers. Leidinggevenden kunnen met deze informatie de medewerkers waarvoor zij verantwoordelijk zijn nauwkeuriger evalueren en waar nodig sneller en beter aansturen.

De mogelijkheden van het verbeteren van uw organisatie door uw payroll op een actieve manier te gebruiken zijn eindeloos. En dankzij de hoge resolutie van de payroll kunt u op ieder gebied een goed beeld krijgen van wat er in uw bedrijf speelt. De introductie van een simpele Engelse term heeft zo een groter effect dan iedereen van tevoren had kunnen vermoeden.

Het effect van bedrijfsgrootte op de payroll administratie

Het opzetten van een basale payroll administratie is binnen gangbare boekhoudprogramma’s redelijk eenvoudig, en in dergelijke simpele gevallen is het beheer ervan door één persoon te overzien. Binnen kleine organisaties is het daarom nog denkbaar dat de directie zelf de verantwoordelijkheid draagt voor het beheren van de payroll. Bij een omvangrijk personeelsbestand levert dit echter een onwenselijke situatie op – de directie, verantwoordelijk voor visie en strategie, zou door de complexiteit die samenhangt met een grote payroll kostbare tijd verliezen. Zodoende ziet men vaak bij middelgrote tot grote organisaties dat de verantwoordelijkheid voor de payroll aan een speciaal daarvoor ingerichte afdeling wordt uitbesteed.

Is een aparte payroll afdeling noodzakelijk?

Naarmate een bedrijf groeit zal het bijwerken en controleren van de payroll administratie steeds meer tijd in beslag nemen. En hoewel deze tijd in veel gevallen beter aangewend zou kunnen worden ten dienste van andere bedrijfsprocessen zoals acquisitie en strategievorming zal een bedrijf in de praktijk opzetten van een payroll afdeling zo lang mogelijk proberen te vermijden. Productiemedewerkers, verkopers en managers dragen in de ogen van de onderneming immers direct bij aan het resultaat, terwijl accountants en andere medewerkers die zich uitsluitend met de administratie van de payroll bezighouden op het eerste gezicht alleen maar voor aanvullende kosten zorgen. Een gespecialiseerd afdeling voor payroll administratie wordt dus gezien als een kostenpost, wat de terughoudendheid om er een op te zetten enigszins begrijpelijk maakt. Dit standpunt ten aanzien van payroll administratie is helaas onjuist; een groeiende organisatie realiseert haar omzet niet ondanks de payroll afdeling maar dankzij de payroll afdeling. Door registratie en beheer van personeelskosten onder te brengen in een payroll afdeling krijgen anderen in de organisatie meer ruimte om zich op hun hoofdtaken te richten, en kan de organisatie groeien zonder dat zij het risico loopt dat er fouten in de payroll administratie optreden.

Waarvoor worden payroll gegevens gebruikt?

Voor een bedrijf dat nog maar net voldoende gegroeid is om zich genoodzaakt te zien de payroll administratie in een aparte afdeling onder te brengen kan de toegevoegde waarde van deze extra kostenpost in eerste instantie onduidelijk zijn, maar naarmate de groei zich doorzet zal steeds duidelijker blijken wat het nut is van een aparte payroll administratie. Wanneer het aantal medewerkers stijgt dijt de payroll uit en wordt het algemeen dagelijks bestuur complexer, waardoor het belang van ondersteunende afdelingen toeneemt. Doordat de payroll afdeling zich bezighoudt met de administratie van de payroll zijn zij als geen ander in staat om ondersteunende afdelingen of medewerkers te voorzien van payroll informatie die nodig is voor het beheren en ondersteunen van andere belangrijke bedrijfsprocessen. Voor de accountant die verantwoordelijk is voor de financiële toekomst van het bedrijf vertegenwoordigt de payroll een onmisbare bron van informatie; het totaal van salariskosten en overhead wordt namelijk uit de payroll afgeleid en is een zeer belangrijke indicatie voor het functioneren van het bedrijf. Maar ook de tevredenheid van het personeel – de verantwoordelijkheid van de afdeling HRM – is deels afhankelijk van het werk van de payroll afdeling, aangezien de late of onvolledige betaling van een salaris vaak als onprettig wordt ervaren. De hoge mate van verbondenheid tussen de payroll afdeling en de andere ondersteunende partijen in het bedrijf maakt de payroll afdeling daarom onmisbaar.